第13章 制发文件的手艺(第2/3 页)

布重要事项或者法定事项。

通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议等。

请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

批复：适用于答复下级机关请示事项。

函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

除了以上常见的文种外，还有会议纪要、意见等也可能作为红头文件的形式出现。这些文种的选择和使用，取决于具体的官方沟通需求和情境。”

徐晨从文印室的存档文件里找到不少文件模板，对照老李告诉他的文种一一对照的细看学习，以后如果徐晨接到了写作任务就可以套用模板节约时间了。

除此以外，徐晨觉得最麻烦的是文件格式，对于新手来说不太友好。

“红头文件的格式主要包括以下几个部分：

眉首部分：

份号：秘密公文需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。

密级和保密期限：涉密公文需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

紧急程度：如需标注，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。

签发人：上行文需标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标注签发人姓名。

版头中的分隔线：发文字号之下4mm处

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